不動産売却における告知書とは？記入の際の注意点について解説！

不動産売却の際に必要な、「告知書」についてご存じですか？
買主とのトラブルを防ぐための重要な書類ですが、「売買契約書」や「重要事項説明書」のように不動産会社が準備するものではないので注意が必要です。
そこで今回は、告知書とはどのような書類なのか、誰が記入するべきなのかについて解説します。
記入の際の注意点についても解説するので、大阪市で不動産売却を検討されている方はぜひ参考にしてみてくださいね。

告知書とは？不動産売却における告知書の役割と記入内容を解説

告知書とは、中古不動産を売却する際に、売主が買主に対して不動産の状況を説明するための書類です。
そのため、「物件状況報告書」とも呼ばれています。
類似する書類に「付帯設備表」がありますが、付帯設備表は住宅の設備に特化した内容であるのに対し、告知書では建物全体の状況について記入しなければなりません。

告知書の役割とは

告知書に記入する主な内容は、売却する不動産の欠陥や不具合といった瑕疵についてです。
売主が把握している瑕疵を告知書で事前に伝えておくことで、売却後の買主とのトラブルを防ぐ役割があります。
不動産の売却後に告知していなかった瑕疵が発見された場合、売主は買主に対して「契約不適合責任」を負わなければなりません。
契約不適合責任に問われると買主から賠償責任や契約解除を求められる可能性があるため、売主としては注意が必要です。
告知書をしっかりと作成することは、契約不適合責任のリスクから売主を守る役割もあると理解しておきましょう。
また、告知書の内容によって不動産の印象を良くすることも可能です。
告知書には過去におこなった修繕やシロアリ対策などについても記載します。
「対策済み」と伝えることで買主に好印象をあたえることができるため、告知書で積極的にアピールしたい部分です。

告知書に記入する内容とは

告知書は、不動産会社が用意したフォーマットにそって記入します。
不動産会社によって細かな表現が異なる場合はありますが、誰が見てもわかりやすいリスト形式の書式が一般的です。
たとえば「雨漏り」「シロアリ被害」などの項目がリストになっており、それに対して「現在まで発見していない」「過去にあった」「現在発見している」を選びます。
過去に雨漏りやシロアリ被害があった場合は、発見箇所と対策済みかどうかを記載し、さらに対策した時期を記入する形式です。
そのほかの項目には、「給排水施設の故障・漏水」「建物の傾きや腐食」などがあります。
過去におこなったリフォームや増改築についても、対象箇所と内容、時期の記載が必要です。
さらに、「近隣の建築計画」や「周辺環境に影響をあたえる施設」についても告知書に記入しなければなりません。
たとえば売却する不動産の近隣にマンションの建設予定がある場合や、周辺にゴミ処理場などの嫌悪施設がある場合などは、告知書にしっかり記入しましょう。
また、売却する不動産がマンションの場合は、大規模修繕の予定や自治会費の有無などについても記入します。

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売却する不動産の告知書は誰が記入するべき？

不動産売却の際には、いろいろな書類が必要になります。
代表的なものが「売買契約書」と「重要事項説明書」ですが、この2種類については不動産会社が用意するのが一般的です。
では、告知書の記入は誰がおこなうのでしょうか。
結論からいうと、告知書に関しては「売主」本人が記入するべきとされています。
告知書に関するトラブルの多くは、不動産会社が売主の代理で記入したことが原因となっているケースが多いからです。
ほとんどの売主は告知書の記入に慣れていないため、「よくわからなくて不安」「面倒くさい」といった理由で不動産会社に記入を依頼してしまうことがあります。
しかし、過去に実施した修繕や実際に暮らしてみなければわからない瑕疵などは、売主にしか記入ができません。
また、売主にヒアリングしながら不動産会社が記入する方法では、伝達ミスが起こる可能性があります。
なお、告知書は不動産会社が記入した場合でも売主の署名と押印が必要です。
つまり、誰が記入したとしても告知書の内容に関する責任は売主に生じます。
告知書の内容に不備があれば、買主から契約不適合責任に問われてしまうかもしれません。
「告知書は誰が書いたかにかかわらず売主が責任を持つ」という注意点は、しっかりと理解しておきましょう。
また、誰が見てもわかりやすいようにまとめることも大切です。

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不動産売却に向けて告知書を作成する際の注意点とは

告知書の記入に関する注意点について解説します。

告知書に関する注意点1：告知書に関する責任は売主にある

繰り返しになりますが、「告知書は誰が書いても売主に責任が生じる」というポイントは、覚えておくべき重要な注意点の1つです。
不慣れだからといって不動産会社に任せるのではなく、かならず売主本人が記入しましょう。
不動産会社のサポートを受けながら記入する際も、「リストにない項目は書かなくてよい」というのは危険です。
ささいなことでも告知していなかった瑕疵を買主から指摘されてしまうと、トラブルに発展するリスクがあります。
記入するほどではないと思える部分も、ご自身で気が付いた点はもらさず記入するよう心がけましょう。

告知書に関する注意点2：販売開始前に作成する

告知書の作成は、スケジュールに余裕を持って進めておくと安心です。
不動産の状況を正しく把握しようとすると、想定以上に時間がかかることがあります。
過去の修繕やリフォームなどについて記憶があいまいな部分があれば、必要に応じて「工事完了報告書」や「図面」といった書類の手配が必要です。
買主とトラブルになった場合のリスクの大きさを考えても、短期間で無理に完成させようとはせず、時間をかけて慎重に進めましょう。
売却活動までに完成していれば、内覧時に不動産の状況を細かく説明することができます。

告知書に関する注意点3：対応状況を明記する

告知書に不具合や欠陥などを記載する際は、その対応状況についてもきちんと明記しましょう。
「補修費がかかるのではないか」「再発するのではないか」という不安がないとわかれば、買主に安心感をあたえることができます。
また、発生した不具合に丁寧に対応していることが伝われば、プラスのイメージにつなげることも可能です。
未対応の不具合がある場合も、その理由などについて説明できるようにしておきましょう。

告知書に関する注意点4：周辺環境についても告知する

売却する不動産の周辺環境についても、気になる点があれば記入します。
その際の注意点としては、「騒音」や「におい」に関しては感じ方に個人差があることです。
売主にとっては気にならない程度の騒音でも、買主にとっては許容できない音量だと判断される場合があります。
また、その環境で暮らしてきた売主が、騒音などに慣れてしまっている場合もあるでしょう。
容易に「記入するほどではない」と判断せずに、気づいた点はとりあえず記載しておくと安心です。

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まとめ

「売買契約書」や「重要事項説明書」に比べるとあまり存在が知られていない「告知書」ですが、不動産売却においてとても重要な書類の1つです。
誰が記入したとしても告知書に関する最終的な責任は売主本人が負うことになるため、ご自身で主体的に作成を進められるようにしましょう。
とはいえ、不明点については不動産会社にご相談ください。
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